Das Wort „Priorität“ stammt vom lateinischen „prior“: der Vordere, der Erste. Es beschreibt einen Rang, und den ersten Rang kann immer nur eines einnehmen. Trotzdem sprechen gerade Leistungsträger gern von ihren „Top-Prioritäten“ und zählen dann sechs, acht oder zwölf Punkte auf. Wer so Prioritäten setzen will, hat in Wahrheit eine Liste geschrieben. Und eine Liste beantwortet die entscheidende Frage nicht: Was kommt zuerst, wenn Zeit und Kraft für alles zusammen nicht reichen?

Wenn Sie den Beitrag statt lesen lieber anhören möchten, können Sie das mit der folgenden FreyCast-Episode tun.

Diese Frage stellt sich für Hochleister, also Leistungsträger, die über Jahre mehr Verantwortung tragen als die meisten anderen, praktisch jeden Tag. Und ihre Antwort darauf entscheidet über weit mehr als über einen produktiven Dienstag. Sie entscheidet darüber, ob Ihre Energie in fünf Jahren noch dieselbe ist.


Das Dringende gewinnt – sogar gegen das Bessere

2018 veröffentlichten die Verhaltensforscher Meng Zhu, Yang Yang und Christopher Hsee im Journal of Consumer Research eine Studie, deren Ergebnis jeder Hochleister kennen sollte. Sie nannten das Phänomen „Mere Urgency Effect“. In ihren Experimenten wählten Menschen systematisch Aufgaben, die dringend erschienen, obwohl eine weniger dringende Aufgabe objektiv mehr eingebracht hätte. Die Teilnehmer entschieden sich also messbar für die schlechtere Option, allein weil sie sich nach Frist anfühlte.

Zwei Details machen die Studie für Sie besonders brisant. Erstens: Der Effekt war bei Menschen stärker ausgeprägt, die sich selbst als sehr beschäftigt wahrnehmen. Je voller Ihr Kalender, desto anfälliger sind Sie also für genau diesen Denkfehler. Zweitens: Der Effekt schwächte sich ab, sobald die Teilnehmer im Moment der Entscheidung an den tatsächlichen Ertrag der Aufgaben erinnert wurden. Halten Sie diesen Befund fest. Wir kommen darauf zurück.

Übertragen auf Ihren Alltag heißt das: Die E-Mail mit dem roten Ausrufezeichen, die kurzfristige Abstimmung, die Anfrage „bis heute Abend“ – sie alle haben einen eingebauten Vorteil im Wettbewerb um Ihre Aufmerksamkeit. Das Wichtige trägt selten eine Frist. Die Strategie für das nächste Jahr, der Abend mit Ihrer Familie, die Trainingseinheit am Abend, die zwei Stunden konzentrierter Denkarbeit. Wer dem Dringenden die Rangfolge überlässt, delegiert seine Prioritäten an andere Menschen. An jeden, der eine Frist setzen kann.


Warum das an Ihre Substanz geht

Kurzfristig fühlt sich das Abarbeiten des Dringenden produktiv an. Sie erledigen viel, Sie reagieren schnell, Sie sind gefragt. Langfristig verschiebt sich etwas Grundlegendes. Die Dinge, aus denen Sie Kraft schöpfen, rutschen Woche für Woche nach hinten: Erholung, Bewegung, Beziehungen, die Arbeit, die Ihnen Sinn gibt. Sie verschwinden selten mit einem Knall. Sie verlieren schlicht jede einzelne Abstimmung gegen das, was gerade drängt.

Genau hier liegt der Zusammenhang mit Resilienz. Resiliente Hochleister arbeiten oft ähnlich viel wie alle anderen, jedenfalls nicht unbedingt mehr. Der Unterschied liegt darin, was bei ihnen auf dem ersten Rang steht, wenn es eng wird. Sie schützen die Quellen ihrer Energie mit derselben Konsequenz, mit der sie einen Kundentermin schützen. Spitzenleistung heute ist eine Frage des Einsatzes. Spitzenenergie auch morgen noch ist eine Frage der Rangfolge.


Prioritäten setzen beginnt bei Ihren Werten

Eine Rangfolge braucht einen Maßstab. Ohne Maßstab bleibt nur das Gefühl von Dringlichkeit, und wir haben gesehen, wie zuverlässig dieses Gefühl in die Irre führt. Der stabilste Maßstab, den Sie haben, sind Ihre Werte: alles, was Ihnen im Leben wirklich wichtig ist. Gesundheit, Familie, Freiheit, Karriere, Integrität, Freundschaft.

Die meisten Hochleister können ihre Werte benennen. Deutlich seltener haben sie sie jemals in eine Reihenfolge gebracht. Dabei liegt genau dort der Hebel. Solange Gesundheit und Karriere gleichrangig nebeneinanderstehen, entscheidet im Konfliktfall die Tagesform, also meistens die Frist. Steht dagegen klar fest, was für Sie in dieser Lebensphase auf Platz eins steht, werden viele Folgeentscheidungen auf einmal leicht. Sie müssen sie nicht mehr jedes Mal neu verhandeln.

Wichtig ist das Wort „Lebensphase“. Ihre Werte sind relativ stabil, ihre Rangfolge kann sich mit den Jahren verschieben. Mit kleinen Kindern sieht sie oft anders aus als in der Aufbauphase eines Unternehmens oder nach dem fünfzigsten Geburtstag. Es genügt, diese Rangfolge gelegentlich bewusst zu überprüfen und neu zu justieren. Im Alltag trägt sie dann von selbst.

Aus der Werte-Rangfolge ergeben sich Ihre Ziele, und aus den Zielen ergibt sich, was in dieser Woche den ersten Rang verdient. Das ist der Kern der SmartPlus-Methode: Ziele, die nach den bewährten SMART-Kriterien formuliert und zugleich in Ihrem Werte-Bewusstsein verankert sind. Prioritäten setzen heißt in diesem Verständnis: die tägliche Übersetzung dessen, was Ihnen wichtig ist, in das, was Sie als Erstes tun.


Prioritäten setzen in der Praxis: drei Fragen für Ihren Montagmorgen

Erinnern Sie sich an den zweiten Befund von Zhu, Yang und Hsee? Der Sog des Dringenden ließ nach, sobald der tatsächliche Ertrag im Moment der Entscheidung sichtbar war. Genau das leisten die folgenden drei Fragen. Nehmen Sie sich dafür am Montagmorgen zehn Minuten, bevor Sie das Postfach öffnen.

Erstens: Was ist in dieser Woche meine eine Priorität? Eine, im Singular. Alles andere darf wichtig sein, aber es steht dahinter. Formulieren Sie sie so konkret, dass Sie am Freitag eindeutig sagen können, ob sie erledigt ist.

Zweitens: Welcher Wert und welches Ziel stehen dahinter? Schreiben Sie es direkt neben die Priorität. Dieser eine Satz ist Ihr Gegengewicht zum roten Ausrufezeichen. Er macht den Ertrag sichtbar, genau in dem Moment, in dem das Dringende an Ihnen zieht.

Drittens: Welche Stunden bekommt diese Priorität? Tragen Sie einen festen Block in Ihren Kalender ein, möglichst in der Tageszeit, in der Sie am klarsten denken. Die beste Energie des Tages gehört dem ersten Rang. Was übrig bleibt, gehört dem Dringenden.

Ergänzen Sie diese drei Fragen durch eine vierte, die viele Leistungsträger auslassen: Welche Energiequelle schütze ich in dieser Woche verbindlich? Der Abend ohne Termin, die Trainingseinheit, die ausreichende Nachtruhe. Wenn Sie sie in den Kalender schreiben wie einen Termin mit dem wichtigsten Kunden, haben Sie verstanden, worum es bei Resilienz geht.

Die Rangfolge ist Ihre Entscheidung

Jeden Tag wird über die Reihenfolge Ihrer Aufgaben entschieden. Die einzige Frage ist, von wem: von Ihnen, auf Grundlage Ihrer Werte und Ziele, oder von denen, die gerade die kürzeste Frist setzen. Wer bewusst Prioritäten setzen kann, verfügt über die wirksamste Form von Selbstbestimmung im Stress. Er steht morgen mit derselben Kraft am Start wie heute. Fangen Sie am kommenden Montag an, mit einer einzigen Priorität und dem Satz, der begründet, warum sie auf Platz eins steht.

Spitzenenergie… auch morgen noch!

Markus Frey