Umfragen zeigen immer wieder, dass einer der größten Stressfaktoren die Vielzahl von Unterbrechungen im Tagesverlauf ist. Durchschnittlich alle elf Minuten wird ein Büroarbeiter in seiner Arbeit unterbrochen. Da klingelt das Telefon oder Handy, ein Kollege stürmt herein und will unbedingt eine Information oder auch nur seine Meinung über das Bundesligaspiel vom Samstag kundtun, piepsend kündigt sich eine weitere Mail an usw. Konzentrierte und fokussierte Arbeit: Fehlanzeige. Die Produktivität sinkt genauso wie der Frustpegel steigt.
Unterbrechungen sind in der Regel keine Naturgesetze
Manche Unterbrechungen gehören zu bestimmten Berufen dazu. Ein Börsenmakler kann sein Handy schwerlich einfach ausschalten und auch ein Notfallarzt muss sofort reagieren, wenn es piepst. Doch eine echte Notwendigkeit, Unterbrechungen hinnehmen zu müssen, ist nur bei einem eher kleinen Prozentsatz der Fall. Meistens können durch einfache Maßnahmen schon so einige Unterbrechungsfaktoren minimiert werden. Und es lohnt sich.
Vom E-Mail-Signal bis zu den lieben Kollegen
Die für mich vielleicht wichtigste Einzelmaßnahme war die, den Signalton bei eingehenden Mails sowohl am PC als auch am i-phone auszuschalten. Schwieriger ist es in der Regel bei Unterbrechern, die aus Fleisch und Blut daherkommen, d.h. es braucht etwas Überzeugungsarbeit, v.a. wenn der Unterbrecher der Vorgesetzte ist. Doch es lohnt sich, da ein bisschen zu kämpfen, wenn man sich klar macht, dass nach einer Unterbrechung im Schnitt acht Minuten vergehen, bis man wieder das Konzentrationsniveau vor der Unterbrechung erreicht hat. Nun bleiben noch drei Minuten effektive Arbeitszeit bis zur nächsten Unterbrechung… Das ist auch eine ziemlich teure Angelegenheit.
Ziel: möglichst große unterbrechungsfreie Blöcke
Auf Null runterfahren wird man die Unterbrechungen in den seltensten Fällen können. Aber mit ein bisschen Phantasie und einigen klaren Entscheidungen ist es durchaus möglich, weitaus größere unterbrechungsfreie Zeiträume zu schaffen, als Sie sich jetzt vielleicht vorstellen können. Zum Beispiel ist es nur bei den wenigsten wirklich unabdingbar, dass sie quasi die ganze Arbeitszeit über telefonisch und per E-Mail erreichbar sind. Da kann schon allein die Entscheidung, die E-Mails nur noch ein- oder zweimal täglich abzurufen, eine erstaunliche Produktivitätssteigerung bewirken. Am Ende des Tages hat man einfach sehr viel mehr geschafft, was allein schon die Arbeitszufriedenheit ebenso massiv erhöht, wie es das Stressempfinden senkt.
Welche Unterbrechungen wollen Sie jetzt ganz konkret reduzieren und welche Maßnahmen sehen Sie dafür vor? Oder haben Sie mit ganz bestimmten Schritten schon Erfahrungen gemacht? Ich würde mich freuen, wenn Sie mich und die Blogleser von „Gesund im Stress“ daran teilhaben ließen.
Dass Sie den Stress eines sinn- und wertvollen Lebens in vollen Zügen genießen, wünscht Ihnen,
Markus Frey, Life-Coach, Köln
info(ät)stressfrey.de
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Guten Tag lieber Herr Frey,
ich bin mit ähnlichen Themen unterwegs wie Sie und habe gerade Ihren Artikel zum Thema Störungen gelesen. Ich halte das auch für ein großes Stressthema.
Erst letzte Woche haben mir TeilnehmerInnen eines Seminars glaubhaft versichert, sie würden gerne ungestörter arbeiten, aber die Leitung wünscht, das kein Anruf ins Leere geht. Das bedeutet für diese Mitarbeiter, dass sie ans Telefon gehen müssen.
Mir fällt dann nur noch eine interne-kollegiale Lösung ein, finde es aber total schwierig, wenn der Servicegedanke solche Ausmaße annimmt.
Wie denken Sie dazu?
Herzliche Grüße
Brigitte Hettenkofer
Solche Ausmaße?? Es gibt kaum etwas, das eine Firma so sehr in einem schlechten Licht erscheinen läßt, als wenn Anrufer niemanden erreichen und/oder nicht zumindest zeitnah zurückgerufen werden. Eine Firma hat ihre Existenzberechtigung zuerst von ihren Kunden; denn der Kunde ist es letztlich, der das Gehalt der Damen bezahlt und den Kunden zu bedienen, sollte daher auch erste Priorität haben. Ich kann daher die Chefs der oben genannten Seminarteilnehmerinnen gut verstehen und würde es offen gesagt auch nicht anders handhaben wollen.
Allerdings denke ich, dass es durchaus eine ganze Palette an Möglichkeiten gibt, um diese Anrufe so zu steuern, dass auch die anderen Arbeiten gut erledigt werden können. Das hängt von der Firmengröße, der Art der Anfragen, den vorhandenen Kompetenzen u.a.m. ab. Eventuell kann man die Telefonannahme sogar outsourcen, wobei man natürlich sehr genau hinsehen muss, ob und allenfalls wie solch eine Maßnahme sinnvoll und kundenfreundlich gestaltet werden kann.
Markus Frey